Vous souhaitez devenir organisme de formation (OF) en France ou sécuriser le statut légal de votre entreprise ? La première étape, souvent appelée à tort "agrément formation", est l'obtention du numéro de déclaration d'activité (NDA). Sans ce sésame, vous n'avez pas le droit d'exercer votre activité de formation professionnelle ni de vendre vos services aux entreprises et aux particuliers.

La déclaration d'activité est une obligation légale indispensable pour tout formateur ou organisme de formation qui démarre. Cependant, les démarches peuvent sembler complexes et le dossier nécessite une grande rigueur.

Cet article, fruit de l'expertise de Victor Collas auprès des organismes de formation et de l'EdTech, vous guide pas à pas. Vous allez savoir comment déposer une première déclaration d'activité complète, quels sont les documents à fournir et pourquoi cette première prestation de formation est l'élément déclencheur de votre développement dans la formation continue.

Numéro d'agrément formation : définition légale et processus d'obtention de la déclaration d'activité

Le terme d'agrément formation est un abus de langage. Dans le code du travail, ce que vous devez obtenir est un numéro de déclaration d'activité (NDA), délivré par les services de l'État.

L'obligation légale de la déclaration d'activité de formation

Toute personne physique ou morale qui réalise des prestations de formation professionnelle continue doit faire une déclaration d'activité auprès des services du ministère du Travail (via la DIRECCTE/DREETS de sa région).

Cette obligation est définie par l'article L. 6351-1 du code du travail. Il est essentiel de noter que cette démarche doit être effectuée avant la signature de la première convention de formation ou du contrat de formation avec un client.

Le calendrier des démarches : quand et comment déposer le dossier ?

La demande de déclaration d'activité doit impérativement être déposée au plus tard dans les trois mois suivant la date de signature de la première convention de formation ou du contrat de formation.

Le dossier est à constituer en ligne via un formulaire CERFA sur le site officiel du ministère du Travail (gouv.fr).

Le processus d'obtention se déroule en trois étapes :

1. Préparation du dossier : Réunir toutes les pièces justificatives (statuts, preuve de la première prestation de formation, moyens pédagogiques, casier judiciaire, etc.).
   
2. Dépôt du formulaire CERFA : Remplir le formulaire cerfa n° 10443*16 (ou sa version en vigueur).
   
3. Réception du NDA : Si le dossier est complet et recevable, l'organisme reçoit son numéro de déclaration d'activité (NDA) sous quelques semaines. Ce numéro doit figurer sur toutes les conventions et documents officiels.
   

Pièces justificatives et conditions pour obtenir son numéro d'activité

L'obtention du numéro de déclaration d'activité repose sur la capacité de l'organisme à fournir un dossier rigoureux prouvant sa capacité à dispenser une action de formation.

Les documents clés à fournir lors de la demande de déclaration

Le dossier de déclaration d'activité est le premier contrôle qualité de l'État. Vous devez fournir plusieurs documents prouvant la légitimité de votre activité :

• Preuve de la Première Prestation : La convention de formation ou le contrat de formation qui justifie votre activité. C'est la pièce maîtresse de votre demande.
  
• Les Moyens Pédagogiques et Techniques : Description des moyens dont vous disposez (locaux, outils, formateurs, contenu des formations, modalités d'évaluation des compétences acquises).
  
• Informations Légales de l'Entreprise : Statuts, extrait Kbis, numéro SIRET, identité du formateur responsable.
  
• Justificatifs de Capacité du Formateur : CV, justificatifs d'expérience professionnelle ou de titre lié au métier de formateur. Vous devez prouver que vous avez les moyens pédagogiques nécessaires.
  
• Le Casier Judiciaire : Un extrait de casier judiciaire vierge est nécessaire pour la personne exerçant la fonction de dirigeant de l'organisme.
  

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) : l'obligation annuelle de transparence

Une fois votre numéro de déclaration d'activité obtenu, votre organisme est soumis à une obligation annuelle : le dépôt du bilan pédagogique et financier (BPF).

• Délai : Le BPF doit être transmis au plus tard le 30 avril de chaque année pour l'exercice écoulé.
  
• Contenu : Il récapitule votre activité de formation (nombre de stagiaires, heures de formation dispensées, bilan financier des produits et des charges liés à la formation).
  
• Sanctions : Le non-dépôt ou le dépôt de données erronées peut entraîner une radiation de la liste publique des organismes de formation et une interdiction d'exercer.
  

Du NDA à la certification Qualité : sécuriser la pérennité de votre offre de formation

Obtenir le numéro de déclaration d'activité est le point de départ légal. Pour prospérer dans la formation professionnelle, il est aujourd'hui obligatoire d'aller plus loin, notamment pour bénéficier des financements publics.

Qualiopi : la certification qualité indispensable pour les financements publics

Contrairement au NDA, Qualiopi est une certification qualité obligatoire pour tout organisme de formation souhaitant bénéficier de financements de l'État, des OPCO, du CPF, ou de Pôle Emploi.

• Nature : C'est la reconnaissance que votre organisme respecte un référentiel national qualité strict basé sur 7 critères et 32 indicateurs (portant sur le contenu, les moyens, l'organisation, l'accueil, et la gestion des compétences).
  
• Avantages : Sans Qualiopi, vous ne pouvez pas rendre votre offre de formation éligible au Compte Personnel de Formation (CPF), vous coupant d'une source de revenus massive.
  

Le processus d'obtention de Qualiopi est un audit complet, plus exigeant que la simple déclaration d'activité.

L'expertise de Rank-Brain pour une conformité maximale et une visibilité organique

Pour les organismes de formation, la conformité légale (NDA) et la conformité qualité (Qualiopi) sont indissociables de l'acquisition de clients.

• Stratégie de Conformité et de Contenu : Rank-Brain accompagne les organismes pour structurer leurs informations sur leur site de manière à rassurer l'auditeur Qualiopi et à optimiser la conversion client. Un dossier clair et un site organisé sont des gages de sérieux.
  
• Acquisition Organique Sûre : En sécurisant vos obligations légales et en obtenant la certification Qualiopi, vous ouvrez la porte aux financements et pouvez vous concentrer sur ce que Victor Collas fait de mieux : vous rendre visible sur ligne auprès des entreprises et des professionnels qui recherchent vos compétences. Ne dépendez plus des plateformes, contrôlez votre acquisition.
  

La bonne gestion de votre dossier et de votre site est la première étape vers un développement pérenne.

FAQ : Questions fréquentes sur la déclaration et l'agrément formation

Faut-il faire une demande d'agrément formation avant de créer son entreprise ?

Non. L'activité de formation ne devient officielle qu'à la date de la signature de votre première convention de formation ou de votre contrat de formation. Vous devez avoir un statut juridique (entreprise ou association) et un numéro SIRET pour déposer le formulaire CERFA de déclaration d'activité. Le dépôt du dossier doit se faire dans les trois mois suivant cette première prestation.

Quelle est la sanction si je n'ai pas de numéro de déclaration d'activité (NDA) ?

Exercer l'activité de formation professionnelle sans avoir déposé de déclaration d'activité constitue un délit passible de sanctions légales importantes, notamment des amendes et une interdiction d'exercer. Les services de l'État peuvent effectuer des contrôles et exiger le remboursement des fonds publics éventuellement perçus illégalement. L'obligation est stricte.

Un formateur indépendant a-t-il besoin de Qualiopi ?

Si le formateur indépendant souhaite que ses prestations de formation soient financées par des fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO, Pôle Emploi), oui, la certification Qualiopi est obligatoire. Le numéro de déclaration d'activité (NDA) est la première obligation légale, mais Qualiopi est la condition d'accès au marché des financements.

Qu'est-ce que le bilan pédagogique et financier (BPF) ?

Le bilan pédagogique et financier (BPF) est un document annuel de synthèse que tout organisme de formation déclaré (avec un NDA) doit fournir au ministère du Travail avant le 30 avril de chaque année. Il récapitule les données clés de votre activité de formation (nombre de stagiaires, nombre d'heures de formation, chiffres d'affaires liés à la formation). C'est le moyen pour l'État de contrôler le maintien de votre activité.