Le recours à la sous-traitance est une pratique courante dans le secteur de la formation professionnelle. Il permet aux organismes de formation de gagner en souplesse, d'élargir leur catalogue et d'intégrer des compétences ultra-spécialisées. Cependant, depuis la certification Qualiopi et l'entrée en vigueur du Référentiel National Qualité (RNQ), le contrat de sous-traitance formation n'est plus un simple accord entre partenaires ; il est un document juridique essentiel soumis à des obligations strictes.

Votre organisme de formation utilise-t-il la sous-traitance pour réaliser une action de formation ou un bilan de compétences ? Si oui, êtes-vous certain que vos contrats respectent les règles imposées par le RNQ et par le cadre légal qui encadre les financements publics ou mutualisés ? Ne pas maîtriser ces conditions, c'est risquer gros, y compris la perte de votre certification Qualiopi.

Cet article, basé sur l'expérience et l'audit de nombreux organismes de formation par Rank-Brain, vous éclaire sur les obligations et les mesures à prendre pour que votre contrat de sous-traitance devienne un atout de qualité et de conformité.

Le cadre légal du contrat de sous-traitance formation : une obligation encadrée par Qualiopi

L'usage de la sous-traitance est explicitement encadré par la réglementation de la formation professionnelle, notamment par le décret Qualiopi. Cette exigence vise à garantir que la qualité promise aux bénéficiaires soit maintenue, même lorsque la prestation est confiée à un prestataire externe.

L'indicateur 27 du Référentiel National Qualité : l'exigence clé pour le donneur d'ordre

L'organisme de formation qui recourt à la sous-traitance est appelé donneur d'ordre (ou organisme principal). Il porte l'entière responsabilité de la qualité de l'action réalisée, même par le sous-traitant.

L'indicateur 27 du Référentiel National Qualité est le point de contrôle central de l'audit Qualiopi pour cette activité. Il impose au donneur d'ordre de :

• Définir des conditions de sous-traitance claires et écrites dans le contrat.
• Vérifier que le sous-traitant respecte lui-même les exigences du référentiel national qualité pour la prestation confiée.
• S'assurer que le sous-traitant possède les compétences et les moyens pédagogiques nécessaires à la bonne réalisation de la formation.

En cas de contrôle, l'auditeur examinera le contrat de sous-traitance et le processus de suivi mis en œuvre par le donneur d'ordre. La non-conformité peut entraîner le retrait de la certification.

Le principe de la double obligation : déclaration d'activité et Qualiopi

Un sous-traitant intervenant pour un organisme de formation accédant à des financements publics (CPF, OPCO, Régions) doit lui aussi remplir certaines obligations légales :

1. Avoir un Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) : C'est la première preuve de son existence légale en tant que prestataire de formation professionnelle.
2. Être conforme aux exigences Qualiopi : Bien que ce ne soit pas une obligation pour le sous-traitant d'avoir proprement sa certification Qualiopi si le donneur d'ordre est certifié, il doit obligatoirement respecter les conditions de qualité du RNQ relatives à la prestation qu'il réalise. Le contrat doit formaliser cette obligation de conformité.

Les clauses indispensables pour un contrat de sous-traitance conforme et protecteur

Le contrat de sous-traitance ne doit laisser aucune place à l'ambiguïté. Pour qu'il soit un outil de gestion et de sécurité juridique, il doit être précis sur les modalités de l'intervention et les responsabilités de chaque partie.

Les informations essentielles à intégrer dans le contrat

Pour encadrer efficacement l'action de formation et respecter la réglementation en vigueur, le contrat doit inclure :

Sécuriser les financements : la gestion des fonds publics ou mutualisés

Lorsque l'action de formation est financée par des fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO), la traçabilité et la transparence sont maximales.

• Interdiction de la sous-traitance en cascade : La réglementation interdit généralement au sous-traitant de recourir lui-même à une sous-traitance (sauf accord très précis du donneur d'ordre et du financeur).
• Information sur la nature des fonds : Le contrat doit mentionner clairement que les prestations sont réalisées dans le cadre de financements publics. Cette obligation légale permet de justifier la qualité de la démarche auprès des organismes financeurs.

De l'audit au partenariat : comment choisir son sous-traitant et pérenniser l'activité

Le choix du sous-traitant ne doit pas être dicté par le seul prix, mais par sa capacité à garantir la qualité de la prestation et la conformité aux règles.

Les critères de Rank-Brain pour choisir un sous-traitant fiable

Pour votre organisme de formation, l'équipe de Rank-Brain préconise une approche structurée pour choisir des partenaires qui renforcent votre offre :

1. Vérification de la déclaration d'activité : Exigez le numéro de déclaration d'activité valide.
2. Audit des compétences et moyens : Évaluez l'expérience du sous-traitant, ses moyens pédagogiques, et sa capacité à atteindre les objectifs de l'action.
3. Preuve de conformité Qualiopi : Si le sous-traitant n'a pas sa propre certification, demandez la preuve qu'il est en mesure de respecter les indicateurs du RNQ sur les prestations confiées.
4. Clarté sur le portage salarial : Définissez clairement si l'intervention passe par du portage ou un contrat de sous-traitance juridique classique.

Sécuriser votre acquisition grâce à la conformité Qualiopi

Pour les organismes de formation qui accompagnent Rank-Brain, la conformité Qualiopi n'est pas une contrainte, mais un argument commercial puissant. En maîtrisant parfaitement le contrat de sous-traitance, vous assurez une gestion fluide des financements et augmentez votre chiffre d'affaires grâce à la confiance des OPCO et du public.

• Ne laissez pas l'indicateur 27 mettre en péril votre certification. La mise en œuvre de contrats clairs est une obligation que Rank-Brain intègre dans les audits de croissance de ses clients.
• Renforcez votre crédibilité : La preuve que vous encadrez rigoureusement vos sous-traitants est un gage de qualité pour attirer de nouveaux bénéficiaires et sécuriser les financements.

FAQ

Un sous-traitant doit-il obligatoirement avoir Qualiopi ?

Non. L'obligation de détenir la certification Qualiopi est celle de l'organisme de formation qui signe la convention de financement (le donneur d'ordre). Cependant, le sous-traitant est tenu par contrat de respecter les exigences du Référentiel National Qualité pour l'action de formation qu'il réalise (indicateur 27). Le donneur d'ordre doit s'assurer que cette qualité est bien présente.

Qu'est-ce qui est considéré comme de la sous-traitance en formation ?

Le recours à la sous-traitance est l'action par laquelle un organisme de formation (le donneur d'ordre) confie à un autre prestataire (le sous-traitant) la réalisation d'une partie ou de la totalité de la prestation pour laquelle il a été mandaté. Cela peut concerner l'animation pédagogique, la réalisation d'un bilan de compétences, ou même le suivi d'une VAE.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité du contrat de sous-traitance ?

Les sanctions peuvent être graves. Si l'audit Qualiopi révèle que le contrat de sous-traitance est non conforme (notamment sur l'indicateur 27) ou que le donneur d'ordre ne réalise pas le contrôle nécessaire de son sous-traitant, l'organisme principal risque une mise en demeure, voire la suspension ou le retrait de sa certification Qualiopi. Cela entraîne l'impossibilité d'accéder aux financements publics ou mutualisés, mettant en péril une grande partie de son chiffre d'affaires.

Quelle est la durée légale d'un contrat de sous-traitance ?

La durée d'un contrat de sous-traitance n'est pas fixée par la loi ou la réglementation Qualiopi. Elle est librement convenue entre les organismes et doit être précisée dans le contrat. Elle peut correspondre à la durée d'une seule prestation ou à une durée plus longue si elle vise un accord-cadre de partenariat pour des formations récurrentes. L'important est que les conditions et les obligations soient valables pour toute la durée de l'accord.